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                        • 疫情之下如何提高遠程辦公效率?
                          來源:前包人力 瀏覽次數:1953 發布時間:2020-04-08 10:08:49
                             疫情還在繼續,當下很多企業正在陸續復工,部分企業員工在家辦公。在家辦公,對于員工來講并非壞事,可以避免路途的耽誤,避免交叉感染,還可以天天吃到放心可口的飯菜,可以天天陪伴自己的家人,對于企業來講,則可能面臨辦公效率不佳的問題,最突出的就是溝通與管理效率不佳的問題,平時見面兩句話,甚至一個眼神搞定的事情,遠程辦公可能需要來來去去一上午才能溝通清楚。因為你見不到員工,你沒辦法非??焖俚匕才殴ぷ?、調整節奏,員工在做什么?遇到什么問題也沒辦法及時向你請示,得到你的指導,協同上很困難。
                           
                            我們最早從09年就開始了遠程辦公,我們的團隊全在線上,分布在七個省份,十多個城市,所有工作的安排及相關事項的溝通,全在線上進行。從結果上來看,我們這個團隊一點不比線下團隊差,無論是大家的敬業度還是工作的執行力,都很不錯,為學院的穩定發展提供了強大的保障。
                           
                            下面結合我多年遠程辦公的經驗,就如何才能提高遠程辦公的效率,給大家提幾點建議。
                           
                            一、任務為導向
                           
                            遠程辦公,你沒辦法管控太多的過程與細節,你需要以明確的任務為導向。換句話來講,就是用結果說話。

                            很多公司讓員工寫日報表,報告每天都做了些什么工作,你會發現員工寫得很多,非常的忙,做了什么其實并不重要,重要的是你做的這些事情,達成了什么有價值的成果?比如面試,你說上午在搜索簡歷,下午在與求職者溝通,那么我想問的是,你安排給我面試的人有幾個?什么時候來?

                            有的人會反問,我不搜索簡歷,不與求職溝通,怎么可能會有人來面試呢?對的,你的工作如果都是為了實現結果,并且你的工作可以衡量,這就是正確的工作。很多人都會說,我的工作肯定都是為了實現結果,事實上,并不是的,很多人的工作實質上并對結果沒有太多的幫助。這就需要我們在做計劃的時候,先明確你要達到的結果或目標,然后明確實現結果或目標你需要做哪些關鍵事情,這些事情只要做到了,你的結果或目標就實現了。

                            如何才能做到讓你的工作成為實現結果或目標的關鍵事情呢?OKR(目標與關鍵成果)就是一個非常不錯的工具,正好,我本周要和大家講OKR的實踐,大家可以聽一下。OKR首先要確定我們要達成的目標,然后分解成幾個關鍵可以量化的結果,通過對結果的衡量來評價目標是否達成。各部門,各層級的OKR都要求公開化,也非常有利于團隊的協同。

                            遠程辦公,如果用OKR的話,我想可以大大提升工作的效率,因為員工有了明確的目標,做的事情都是為了目標的實現,所有人都朝同一個方向努力,可以起到有效的協同作用。

                            二、保障要做好
                           
                            很多企業一紙通知,安排員工在家辦公。有的員工沒有電腦,有的員工沒有資料,有的員工甚至在鄉下沒有網絡......大多數人沒有遠程辦公經驗,很多在線的溝通,協作工具都沒有用過,如果沒有任何的指引與培訓,只是讓大家自由發揮,全靠悟性,肯定效率會很差。

                            遠程辦公有很多工具可以用,并不是要很多,越簡單的工具越好,不要追求花里胡哨。一是沒有安全保障,二是浪費大量時間。一般來講遠程辦公所需要的主要是溝通交流與共享協作工具,比如內網公共盤或外網云盤,便于大家存取資料。即時溝通工具以及視頻或會議溝通,這個釘釘,微信都可以做到。

                            工欲善其事,必先利其器,你得先調查摸底大家遠程辦公有哪些問題,這些問題我們如何幫助解決?沒有在家辦公條件的,就不要安排在家辦公了。在家辦公需要有技術人員隨時在線解決大家的問題,也要有人協助溝通協調事宜,確保在家辦公的同事能順利辦公。
                           
                            三、制度要到位
                           
                            遠程辦公也是上班,是上班就要有上班的要求,紀律是統一行動,協同作戰,保證效率的前提,要有比較細致的遠程辦公制度要求。我認為最重要的有三方面的要求:

                            制度方面一是要有出勤上的規定,這是最起碼的要求,沒有相應時間的保障,是不太可能有較高工作效率的,出勤也是計算工資的基本依據。

                            制度方面二是要有任務要求的規定,前面講的以任務為導向是工作方法,但是必須要有相關的制度來保障方法的有效執行,如果任務完成沒完成一個樣,做好做壞一個樣,那么就沒有什么效率可言了。

                            制度方面三要有溝通要求的規定,遠程辦公最大的問題是溝通,你在這邊苦苦等待,他在那邊默默無聲,很多信息不及時回復,不及時溝通,就會導致別人的工作取于等待,這樣整體的效率會很差,而且會很沮喪,因為你不能控制別人,所以這個時候,公司就必須要有溝通方面的要求出來,確保溝通效率。有很多公司的要求早晚會,有的要求回復不超過30分,都是為了保障溝通暢通,提升工作效率。

                            沒有規矩不成方圓,遠程辦公要有制度要求,這也是工作效率的保障。
                           
                            四、儀式感做足
                           
                            遠程辦公,沒有上班的氛圍,很容易懈怠,想像一下穿著睡衣,蓬頭垢面,睡眼朦朧,哈欠連天,一邊吃著東西,一邊看幾下電腦,有的干脆坐在被窩里面,這樣能保證工作效率嗎?

                            儀式感第一要做的就是早上按時上班,拍照打卡,不是不信任大家,而是通過這種方式,督促大家快速進入工作狀態,我看有的公司要求員工開著攝像頭,這個有點過了,你不相信員工,就不要讓員工遠程辦公,但是拍個照,我覺得是必要的,我們的目的是克服惰性。

                            儀式感要做的第二個就是開會,開會效率不佳是大部分企業的毛病,網上開會就更不要說了,所以在線開會,也要做好儀式感,主持人,發言人,每個人發言順序,時間要求,會議記錄等。

                            工作要有儀式感,在家也要有儀式感,可以和家庭成員開個會,說一下在家辦公的重要性,和家人達成共識,防止對工作的干擾。家人也不是想打擾你,是關心你,比如媽媽就會不斷提醒你不要老坐在電腦前面,要多看看綠色植物,要起來走一走,要多喝熱水等等.....

                            在家辦公有條件的最好設一個專區,上書工作區域,一是提醒自己,二是提醒家人,不要到工作區域來,不要一會兒孩子來叫你,一會兒老公送杯茶,一會兒媽媽塞塊餅干,一會兒爸爸來杯灑,這是不可能有效率的。

                            還有一點,就是早起早睡,按時作息,適量運動,這個說過了,要和家人達成共識,沒有好的精神狀態,工作也不太可能有好的效率。 
                           
                            最后我想說的是,線上辦公的效率真正取決于人對不對,人如果不對,所有的方法及技術都是無效的。什么樣的人才能一起遠程辦公呢?四個字:同心同德!什么叫“同心”?我認為就是目標清晰明確一致,因為有同一個目標,所以,大家才能心往一處想,勁往一處使;什么叫“同德”?我認為是價值觀相同的人,因為有相同的價值觀,溝通起來就不那么費勁,一旦發生沖突或矛盾的時候,大家都會在有共識的前提下去作一些調整,這樣溝通效率最高,共識是共事的前提。
                           
                            實施遠程辦公,對于平時管理差、目標不清晰、上下溝通差、彼此信任度低、企業文化缺失、價值觀沖突的企業來講,就是一場災難;對于平時重視管理與文化建設、關心關注員工、以人為本的企業來講,遠程辦公可能是公司未來轉型的一種有益的嘗試,會讓你們看到另外一種可能。
                           
                            隨著科技的發達及辦公形式的多樣性,公司的形式以后可能會變成沒有固定場所、部分外包、工作變得隨時隨地......具體是不是要在特定的辦公場所,可能就不是那么重要了。

                            這一次的疫情,或許是未來大范圍推廣遠程辦公的前夜,不論是企業還是個人,都應該借此機會好好鍛煉遠程辦公的能力!


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